Publiek inkopen

Een digitale interface voor de inkopers van de Rijksoverheid.

De Haagse Inkoop Samenwerking (HIS) doet de inkopen voor de Rijksoverheid. Namens de verschillende ministeries kopen ze bij bedrijven in via raamovereenkomsten, onderhandse of Europese aanbestedingen.
Wij maakten met hen een prototype van hoe hun proces er in de toekomst uit gaat zien.

In de toekomst wil de HIS een digitale interface op hun inkoopprocessen, zodat inkoop experts meer zicht hebben op het proces, lopende contracten en aanwezige expertise bij andere inkopers.
Maar ook om te zorgen dat alle processen verder standaardiseren, de efficiëntie toeneemt, de inwerktijd van nieuwe inkopers korter wordt en de kans op fouten afneemt.

Processen in kaart brengen

In een aantal workshops met inkoop experts van de HIS hebben we hun processen in kaart gebracht en de mogelijke winstpunten van een digitale interface onderzocht.

In de toekomst kijken

We selecteerden twee processen om te demonstreren hoe een digitale interface de werkprocessen kan verbeteren en de inkoop experts kan ondersteunen.

In het concept dat we ontwikkelden staat overzicht over het proces centraal. Het toont aan de linkerzijde de stappen die genomen moeten worden en rechts de details of acties van de geselecteerde stap.

Conceptschetsen voor de interface.

Van schets naar prototype

Het concept hebben we uitgewerkt tot een klikbaar prototype. We ontwierpen een sequentie van schermen die laat zien hoe de applicatie de inkoper helpt om het juiste inkoopproces te kiezen en vervolgens de juiste stappen genereert.
De applicatie geeft elke inkoopadviseur een overzicht van lopende inkoopprocessen en per proces een duidelijk overzicht van welke stappen genomen moeten worden en wat er per stap moet gebeuren.

De linkerkant van het scherm toont de stappen binnen het inkoopproces van een Europese aanbesteding, de rechterkant de details van de geselecteerde stap.

Met dank aan Irma Grooten en Steven Roos voor hun enthousiasme, de constructieve workshops en het gestroomlijnde proces.

concept, design + prototype